推荐博华的TTSS时间管理系统

本文主要介绍博华自己使用的“TTSS”时间管理系统,它融合了诸多时间管理方法的优点,是经过我实践检验的一套可执行的时间管理系统。

这套系统的一大功能就是可以帮助你克服拖延、执行力差的弱点,帮助你建立一种可循环式的执行-反馈的时间管理观念。另外,此系统一大特点就是简单易行。下面,我将详细介绍这套时间管理方法。

首先,看一下自己是否有下面的症状,如果有的话,那么恭喜你,这套时间管理系统可以帮助你改善你的生活。

1、生活没有目标计划,每天得过且过的混日子。

2、我每天都很忙,但是很多事情都不能按计划完成。

3、我的时间不够用。

4、我的执行力很差OR我的意志力很薄弱。

5、我不知道自己该干什么。

6、我没有自信。

好了,不论你符合以上几条症状,都没有关系,相信你会在以后的日子里,逐渐改掉他们。也许,一个月以后,你会惊叹自己的变化。

这套时间管理系统我把它简称为“TTSS”系统。每个字母代表一个意思,如下:

  • T——To do lists (待办事项列表):每日、每周计划
  • T——Time log(时间日志):通过时间日志来记录每个时间段做的事情,用来监督自己任务的完成情况和为下一步总结做好铺垫。
  • S——Summary(总结):查看时间日志,回顾和总结一周的得失。
  • S——Simplify(简化):根据前面的总结,简化掉不必要的事情,为新的计划做好准备。

 

通过上图,你可以大概了解了这套TTSS系统的运作原理,与GTD时间管理系统相比,它非常简洁,并且它融合了ZTD系统和TL(Time log)系统的观念。可以说,这不仅是一套时间管理系统,更是一个自我反思和提高的系统。它的运作是以周(7天)为周期的,每周过后,在你总结的时候,你就会发现自己与上周相比进步了很多。

 

下面,我将详细介绍这套系统如何建立。

 

需要用到的东西:

1、一个笔记本用以制定每日、每周计划。建议买便宜点的就好。

2、一个可以随身携带的小本子用来记录时间日志(Time log),手掌大小最好。

3、一个笔记本用来每周总结得失。建议买个质量好的,因为这里记录的都是你的宝贵经验,要长期保存。

4、白纸若干,用来简化思考。

建立这套系统你需要2个大的笔记本,一个小记录本,白纸若干。准备工作做好以后,我们就可以开始了。

 

一、To do lists(待办事项列表)

对时间管理有所了解的朋友应该对这个不会陌生,几乎所有的时间管理方法都要以计划来作为载体支撑整个系统的运作。其实很简单,就是把你明天要做的事情写到笔记本上。这里,我们必须要区分对待不同的任务,安排他们的优先顺序。

按照轻重缓急可以分为四种:

1、重要的和紧急的任务;

2、重要的不紧急的任务;

3、紧急的不重要的任务;

4、不紧急的不重要的任务

重要和紧急的事情当然属于最高级任务,我们必须先完成这类任务,这点毋庸置疑。但是当我们把所有1类任务做完了,问题就纠结于2和3,我们该做紧急的事情还是要做重要的事情?这个问题也纠结了博华很久很久很久……不过,我最终想通了,那就是把紧急的事情先完成。

这一观点,显然与很多主流观念不一致,众多书籍一致认为应该先完成重要不紧急的的事情,因为如果不完成的话,明天这个重要不紧急的事情会变得非常紧急,即2类任务变成了1类任务。当然这类说法是有一定道理的,但是,经过我一周的实践,这样做会增加焦虑感。我曾经把紧急的任务压着去做重要的不紧急的事情,感到内心无法平静,好像总有一种焦虑感催促着我快点完成任务。

所以,我的做法是,先做重要和紧急的事情,然后再做紧急不重要的事情。当你把紧急的事情都搞定了,你就可以心平气和的专心于重要但不紧急的事情上了。

在每一周的周末,我会抽出2个小时时间为下一周做出计划,通常我会关注以下几个方面:

1、这一周我都有哪些事情要做,如何安排时间,提高效率?

2、每天哪些时间段是整块时间,哪些时间段是零碎时间,我该如何分配以达到最优方案?

3、预测未来一周可能发生的事情都有哪些,我该如何应对突发状况?

4、上一周的失败教训这周还会不会重复,怎样才能不重蹈覆辙?

 

做计划其实是一件很费脑子的事情,真正好的计划具有很好的执行性和随机应变性。做计划也是一件很爽的事情,你可以感受到“运筹帷幄之中,决胜千里之外“的快乐。尤其是,当你的计划很完美的被你执行,并且得到了你所要的结果,这种满足感是非常令人着迷的。

二、Time log(时间日志)

当我们把计划做好之后,我们就需要去执行。很多人的执行能力很差,很大原因就是没有一套监督反馈系统,而时间日志正是博华TTSS管理系统中的监督系统。通过它你可以随时了解你的任务执行情况,帮助你提高自己的执行力。

方法其实很简单,就是把每天做的事情记录下来。格式如下:

2011.5.2 周日

7:30        起床

7:40~8:00    吃早饭(鸡蛋+稀饭)

8:00~10:00   看书(……)

10:10~10:30  休息

10:30~12:00  写文章(……)

12:00~12:30  吃午饭(米饭)

12:30~13:00  看电视

13:00~14:00   午睡

14:10~16:00   上课

……

时间日志的特点就是简洁明了和连续性。你必须在开始一件事情之前写上“8:00~    看书”,看完书以后,再把结束时间10:00填上,代表这件事情你做完了。即,整个事件结束后,你会写上“8:00 ~ 10:00 看书”这个记录。这就是时间日志,你不需要写其他东西,如你对这件事的看法、心情等评论。只需要简简单单记录时间—事件本身就好。

 

 

三、Summary(总结)

当你坚持记录一周的时间日志之后,就到了总结阶段了。这个时候把总结本拿出来,从头开始看你的时间日志,你会发现这一周你真的做了很多的事情,并且你都把它们记录下来了。周一早饭吃的什么?恩,看一下日志,答案是鸡蛋。周三下午2点你在做什么?恩,看一下日志,答案是我在看历史书。

 

下面要做一个重要的总结工作,查看时间日志你肯定会有很多感慨:有些任务因为自己贪玩没有按时完成,有些任务根本没有必要去做……好了,我们要根据以下方面做一总结:

1、对比本周的计划,看看哪些任务没有按时完成,是什么原因导致任务没有按时完成。

2、本周有哪些事情我做的很好,下周需要继续保持。

3、本周有哪些事情我没有做好,下周要及时改正。

4、本周做了哪些浪费时间的事情,下周我是否还会去做?

 

通过总结,你可以对你这一周的生活情况有所感悟,自身的一些缺点毛病很容易显现出来,下周开始我们要改掉这些问题,提高自己。

 

四、Simplify(简化)

当我们做完总结以后,我们可以拿出一张白纸开始做简化工作。简化是对总结工作的升华,是通过自己的反思,为下一步计划作出策略方针。主要从以下几个方面开始思考:

1、有哪些事情严重占用我的时间,这些事情是否可以简化掉?如上网、看电视、玩游戏。

2、有哪些事情我并没有安排恰当,导致我没能按时完成任务?

3、我现在做的这些事情是否都与我的目标有关?

4、我的哪些方面做的还不够好,下一周的任务需要怎样调整?

5、我可以往下周的任务里面添加什么新的元素来提高自己?

 

通过简化,你可以把一些不必要的事情舍去,关注于最重要的事情。学而不思则罔,思而不学则殆。当我们不断地执行任务的时候,我们必须停下来回顾自己的过去,从中学习思考,总结技巧,提高自己的效率。简化正是对以往事情的升华和总结,这是整个系统中的核心所在,也是是否能够驾驭整个系统的关键所在。通常我都会花几个小时的时间进行简化工作,这使得我下周的任务做得更加完美。

 

通过这四步循环,每周我都会总结得失,让我更好的安排自己的时间,提高效率。TTSS是一种融合时间管理、简化生活和个人提升的方法,它可以让你的执行力提高,将自己的生活处理的有条不紊。最重要的是,我们可以保持宁静的内心,知道自己要去哪里,以及怎样去。

希望我的时间管理方法能够对大家有所帮助。这套系统还有很多需要完善的地方,如果你有什么问题欢迎与博华交流。

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《推荐博华的TTSS时间管理系统》有0条留言

  1. 感觉比较有计划,但是,人并不是一个人,只要不是一个人就可能受到各种干扰(特别是我比较心软,而朋友又比较霸道时很容易就会打破计划了)

  2. 每天这样按照既定的规划去工作和生活,会不会觉得很枯燥。我关注时间管理这个方面的事情已经有一年了,时间不是很长,但我的认识就是时间管理是一种观念,而不是教条。如何将这样的观念转化为行动力呢?关键是克服自身的惰性,首先是认识到,然后是做到。。。其实有时候真的很难

  3. 几年前就接触过时间管理,结果没有坚持下来,觉得它前期的工作太过繁琐。最近重新关注起来,博华的这篇文章对我大有益处。

  4. 三点一线的生活实在不知道该怎么做计划,就从记录日志开始尝试下,也许总结的时候能找到适合自己的方法。。。。。。

  5. “我们该做紧急的事情还是要做重要的事情?这个问题也纠结了博华很久很久很久……不过,我最终想通了,那就是把紧急的事情先完成。”

    受教了啊,我纠结这个很久了

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